Gadżety z logo - reklama czy reprezentacja?

Spółka kupiła gadżety opatrzone logo firmy (kubki termiczne, plecaki). Będą one rozdawane pracownikom i kontrahentom. Czy poniesione w tym celu wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jako reklama logo firmy?

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych wartość niedrogich gadżetów przekazywanych kontrahentom może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeśli są one rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot (kontrahent) miał możliwość ich otrzymania. W przypadku przekazywania prezentów ograniczonej grupie kontrahentów, wydatki na ich zakup należy powiązać z reprezentacją, a więc z kosztem wykluczonym z kosztów uzyskania przychodów. Z kolei wydatki na gadżety dla pracowników, co do zasady, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 updop. Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Niestety w powołanym art. 16 ust. 1 updop ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop wymienione zostały koszty reprezentacji. Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat celu. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Przez reklamę rozumie się natomiast działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeśli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 listopada 2024 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.413.2024.1.AS).

Zwróć uwagę!

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama ma na celu dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców oraz dotyczy działań zmierzających do rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług).

Organ podatkowy w powołanej interpretacji podkreślił, że wydatki poniesione na zakup prezentów dla partnerów biznesowych spółki mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy tylko wówczas, gdy są rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot miał możliwość ich otrzymania. W przypadku przekazywania prezentów ograniczonej grupie podmiotów, wydatki na zakup upominków należy powiązać z reprezentacją.

Dla Prenumeratorów GOFIN

Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl »

Podobnie odniósł się do tej problematyki w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW, kładąc nacisk na konieczność istnienia szerokiego grona odbiorców. Wyjaśnił, że wydatki poniesione na nabycie drobnych gadżetów z logo spółki (np. długopisów, kalendarzy, notesów, broszur, ulotek, kubków), rozdawanych nieodpłatnie masowo szerokiemu gronu kontrahentów spółki, co do zasady, nie mają charakteru reprezentacyjnego. Takie gadżety są obecnie powszechne i nie przyczyniają się do budowy wizerunku firmy i to ich brak mógłby uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. O ile więc wartość jednostkowa prezentów (gadżetów) będzie niska oraz ich rozdysponowanie będzie odbywało się na rzecz szerokiego grona odbiorców w różnych okolicznościach, to wydatki poniesione na ich zakup będą stanowić wydatki reklamowe.

Porównywalnych wyjaśnień organ podatkowy udzielił w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.300.2024.2.BD, rozpatrując sprawę wnioskodawcy (spółki), który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej podejmował szereg działań o charakterze reklamowym i promocyjnym, w tym nabywał drobne gadżety (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki, smycze, breloki, latarki itp.). Były one przekazywane szerokiemu kręgu odbiorców. Wszystkie gadżety posiadały logo spółki. W ocenie spółki takie działania wpływają na promowanie i budowanie marki, a także utrzymanie bądź zintensyfikowanie relacji z jej klientami lub potencjalnymi klientami. Może się to przełożyć na wzrost poziomu sprzedaży i w efekcie wzrost przychodów. Tego rodzaju koszty spełniają kryteria wskazane w art. 15 ust. 1 updop i jako niewykluczone z takich kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop (nie są to bowiem koszty reprezentacji), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Organ podatkowy zgodził się z tym poglądem. Tutaj też akcentował, że rozdawanie gadżetów z logo firmy powinno mieć masowy zasięg, a nie dotyczyć tylko wybranych adresatów.

W rozpatrywanej sytuacji spółka kupiła gadżety opatrzone logo firmy (kubki termiczne, plecaki). Będą one rozdawane pracownikom i kontrahentom. Niestety nie znamy dokładnie stanu faktycznego, więc nie możemy udzielić wyczerpującej odpowiedzi w zakresie gadżetów przekazywanych kontrahentom. Niemniej jednak, uwzględniając zaprezentowane stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, jeśli spółka będzie przekazywać gadżety ograniczonej grupie kontrahentów, prowadzona akcja nie będzie mieć szerokiego grona odbiorców, to spółka powinna liczyć się z tym, że organ podatkowy może potraktować takie wydatki jako koszty o charakterze reprezentacyjnym, a więc niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Takiego ograniczania kosztów ustawodawca nie przewidział w stosunku do pracowników. Nie mamy tu do czynienia z reprezentacją, która ze swej istoty skierowania jest na zewnątrz i adresowana do klientów lub potencjalnych klientów firmy. Wydatki na gadżety przekazywane pracownikom należy rozpatrywać w kategorii szeroko rozumianych kosztów pracowniczych. Obejmują one różnego rodzaju świadczenia pieniężne i rzeczowe na rzecz pracowników. Jeśli takie świadczenia pozytywnie wpływają na postawę pracownika, tj. są czynnikiem motywującym do jeszcze wydajniejszej pracy, przyczyniają się do dobrych relacji między pracownikiem a pracodawcą, to wartość przekazywanych gadżetów może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.