Firmowe wydatki jako koszty reprezentacji

W interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.232.2024.2.ZK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do wydatków ponoszonych m.in. na rzecz pracowników oraz zleceniobiorców. W celu zapewnienia takim osobom komfortu pracy, chcąc zwiększyć ich motywację, zaangażowanie, lojalność wobec spółki, ale i chcąc sprostać wymaganiom rynku, spółka oferuje w szczególności spotkania integracyjne, udział w szkoleniach, posiłki (np. w trakcie szkoleń lub pracy w nadgodzinach). Wydatki te nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. O ile w przypadku pracowników tego typu wydatki generalnie nie budzą wątpliwości co do możliwości zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów, o tyle w przypadku zleceniobiorców takie wątpliwości powstają, szczególnie w aspekcie kosztów reprezentacji, które na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Integracja

W wydanej interpretacji organ podatkowy uznał, że wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych, w części dotyczącej pracowników stanowią w spółce koszt uzyskania przychodu. Natomiast w przypadku zleceniobiorców nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Umowa cywilnoprawna zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Tym samym, wydatki na organizację spotkań integracyjnych w części dotyczącej zleceniobiorców należy postrzegać jako koszty reprezentacji, które na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop zostały wyłączone z kosztów.

Szkolenia

W celu zapewnienia najwyższych standardów świadczonych usług, spółka zapewnia pracownikom oraz zleceniobiorcom szkolenia merytoryczne. Zakres tematyczny tych szkoleń pozwala pozyskać wiedzę, która może być wykorzystana przez pracowników oraz zleceniobiorców w ramach stosunku pracy/umowy zlecenia, jak np. wiedza z zakresu księgowości czy marketingu. Zdaniem organu podatkowego w analizowanym przypadku organizacja szkoleń wpłynie na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów lub wręcz osiąganie przychodów przez spółkę. Stopień wykwalifikowania kadry jest ściśle powiązany z jej przychodami. Im wyższe umiejętności pracowników i zleceniobiorców, tym lepiej i efektywniej spółka może świadczyć usługi. Zwiększa to również perspektywę na nowe produkty i buduje konkurencyjność na rynku. W ten sposób spółka może zabezpieczyć swoje przychody. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu takich wydatków, będą one stanowić koszty uzyskania przychodów.

Posiłki

Mając na uwadze komfort pracy pracowników oraz zleceniobiorców, spółka ponosi wydatki na zapewnienie im posiłków (zazwyczaj ciepłych), w szczególności w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych. Praktyka spółki jest wyrazem dbałości o kadrę. Wątpliwości spółki budzi jednak treść art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, na podstawie którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Organ podatkowy wskazał, że wymienienie przykładowych kosztów reprezentacji, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Za wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie powołanego przepisu, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.

W tym przypadku koszty poniesione na zakup cateringu, nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki te są w istocie "kosztami pracowniczymi" podobnymi w swej naturze do innych świadczeń dokonywanych na rzecz pracowników. Mają one pozytywny wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników i w rezultacie wykazują związek z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Taki związek istnieje również w przypadku wydatków na zakup posiłków, które udostępniane są osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji. W efekcie spółka ma prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

W ramach prowadzonej działalności spółka poniosła wydatki związane z organizacją ogólnodostępnej imprezy w miejscowości, w której znajduje się jej siedziba. Organizacja imprezy była wyrazem zaangażowania spółki w działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Miała przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku spółki jako solidnej, zaangażowanej społecznie firmy i atrakcyjnego pracodawcy, rozpowszechniania przedmiotu jej działalności wśród społeczności lokalnej, a w konsekwencji pozyskania nowych klientów oraz pracowników. Z uwagi na otwarty charakter imprezy, zaproszenia (rozpowszechniane za pośrednictwem lokalnego radia, mediów społecznościowych spółki oraz lokalnej prasy) skierowane były do wszystkich mieszkańców oraz osób przebywających w tym czasie w mieście. Jej organizacji towarzyszyła szeroko zakrojona publiczna kampania reklamowa. Impreza była też dobrą okazją do integracji i bliższego poznania się pracowników oraz poprawy atmosfery, a także budowy pozytywnych relacji na linii pracownik - pracodawca. W odniesieniu do osób bezpośrednio związanych ze spółką impreza objęła:

1) pracowników oraz współpracowników spółki,

2) członków zarządu spółki,

3) członków rady nadzorczej spółki,

4) osoby najbliższe (członków rodzin) pracowników, członków zarządu i rady nadzorczej.

Wydatki związane z imprezą zostały sfinansowane ze środków obrotowych. Generalnie miały charakter ryczałtowy, niezależny od liczby osób uczestniczących w imprezie ani od faktu skorzystania oraz stopnia skorzystania z danych świadczeń przez poszczególnych uczestników imprezy. Wydatki zostały udokumentowane fakturami.

Zdaniem spółki omawiane wydatki poza wydatkami dotyczącymi współpracowników i członków rady nadzorczej spółki, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.268.2024.1.JMS zgodził się z tym stanowiskiem tylko w części. Wykluczył bowiem z kosztów podatkowych również wydatki na rzecz członków rodzin członków rady nadzorczej. W tym zakresie powołał się na art. 16 ust. 1 pkt 38a updop, który wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1 updop, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. W ocenie organu podatkowego na podstawie tej regulacji również wydatki na rzecz członków rodzin osób w niej wymienionych nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.300.2024.2.BD rozpatrywał sprawę wnioskodawcy (spółki), który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej podejmuje szereg działań o charakterze reklamowym i promocyjnym, w tym nabywa drobne gadżety (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki, smycze, breloki, latarki itp.), które przeznaczone są dla szerokiego kręgu odbiorców. Wszystkie gadżety posiadają logo spółki. Celem przekazywania gadżetów jest rozpowszechnianie logo firmy.

W ocenie spółki takie działania wpływają na promowanie i budowanie marki, a także utrzymanie bądź zintensyfikowanie relacji z jej klientami lub potencjalnymi klientami. Może się to przełożyć na wzrost poziomu sprzedaży i w efekcie wzrost przychodów.

Tego rodzaju koszty spełniają kryteria wskazane w art. 15 ust. 1 updop i jako niewykluczone z takich kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop (nie są to bowiem koszty reprezentacji), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Organ podatkowy zgodził się z tym poglądem. Zauważył wręcz, że upominki o niewielkiej wartości nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś tak powszechna, iż nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.

Uwaga! Interpretacje zostały wydane w indywidualnych sprawach, w konkretnych stanach faktycznych. Niemniej zawarte w nich rozstrzygnięcia mogą być wskazówką przy dokonywaniu oceny podobnych zdarzeń.