Gazeta Podatkowa nr 88 (2171) z dnia 31.10.2024

Przykładowe koszty reklamy w księgach

Aby zachęcić potencjalnych klientów do zakupu oferowanych produktów, towarów i usług, jednostki podejmują różne działania reklamowe, w tym m.in. przekazywanie ulotek, publikacja spotów reklamowych w mediach, wydawanie próbek wyrobów lub towarów, tworzenie tablic reklamowych i udział w targach branżowych. Wydatki na reklamę należy właściwie zaksięgować.

W księgach rachunkowych wydatki na reklamę zaliczane są do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Koszty reklamy bez względu na jej rodzaj można ujmować w zespole 4 na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy). Możliwe jest także przyjęcie rozwiązania, w którym przekazanie materiałów na cele reklamy ujmowane jest na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a zakup usług reklamowych na koncie 40-2 "Usługi obce". W zespole 5 wydatki na reklamę można ewidencjonować na koncie 52 "Koszty sprzedaży" lub na koncie 55 "Koszty zarządu", jeśli w planie kont nie wyodrębniono kosztów sprzedaży. Stosowane rozwiązania ewidencyjne dotyczące kosztów reklamy powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Wydatki na reklamę księguje się zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Według niej w księgach rachunkowych jednostki trzeba ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Są one odnoszone do kosztów okresu, którego dotyczą. Zatem, jeśli reklama jest realizowana w kolejnym roku (lub latach) po roku, w którym poniesiono jej koszty, to zasadniczo wydatki na nią podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Gdy w ocenie jednostki poniesione wydatki na reklamę dotyczącą różnych okresów sprawozdawczych stanowią kwotę istotną, można rozliczać je w czasie co miesiąc. Jeżeli nie ma to znaczącego wpływu na rzetelne zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, mogą być rozliczane w czasie w sposób uproszczony. Wtedy kwotę dotyczącą danego roku obrotowego można ująć jednorazowo w kosztach w momencie jej poniesienia, a część odnoszącą się do następnego roku zaliczyć do kosztów jednorazowo w styczniu tego następnego roku.

Ulotki i reklama w mediach

Jednostka w ramach działań reklamowych może zlecić opracowanie i wytworzenie ulotek kolportowanych w określonych miejscach i spotów reklamowych zamieszczanych w mediach.

Fakturę za wymienione działania reklamowe można zaksięgować:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30,

c) wartość netto

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 30

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Przy czym, gdy wydatki te dotyczą dwóch lub więcej okresów sprawozdawczych, zasadniczo należy rozliczać je w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Przekazanie próbek

W celu ułatwienia potencjalnym klientom podjęcia decyzji o zakupie towarów lub produktów, jednostki bezpłatnie przekazują ich próbki. Przekazanie w ramach reklamy próbek towarów można zaksięgować np. na podstawie dowodu WZ. Jeśli towary są ewidencjonowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to przy ich przekazaniu jako próbek należy dokonać korekty odchyleń przypadających na wydane próbki (przykład 1).

Wydanie w ramach reklamy próbek wyrobów gotowych w jednostce prowadzącej pełny rachunek kosztów, na podstawie np. dowodu WZ, można zaksięgować, dokonując zapisu tylko na kontach w zespole 5. Wtedy księgowanie może przebiegać jak w przykładzie 2. Można także wprowadzić zapis zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5. Księgowania w takim przypadku są następujące:

a) obciążenie kosztów rodzajowych

- Wn konto 40-6,
- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",
- Ma konto 60,

c) przeniesienie kosztu na konto w zespole 5

- Wn konto 52 lub konto 55,
- Ma konto 49.

Gdy wyroby gotowe są ujmowane w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia, trzeba także skorygować odchylenia przypadające na przekazane próbki.

Warto zaznaczyć, że przy nieodpłatnym przekazaniu próbek towarów albo produktów może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego. Z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) wynika, że gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z ich przekazaniem może wystąpić obowiązek naliczenia podatku VAT należnego. Nie dotyczy to jednak m.in. próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika: ma na celu promocję tego towaru oraz nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Gdyby przekazane próbki nie spełniły definicji z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, jednostka ma obowiązek naliczenia VAT należnego. Jego kwotę można zaksięgować:

- Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty",
- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego"

oraz równolegle

- Wn konto 52 lub konto 55,
- Ma konto 49.

Tablica reklamowa

Jako wydatek na reklamę kwalifikuje się zakup tablicy reklamowej. Jeśli taka tablica spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, to generalnie należałoby uznać ją za środek trwały. Wtedy można amortyzować ją w czasie na ogólnych zasadach wskazanych w art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy jej wartość początkowa w ocenie jednostki jest kwotą nieistotną, to może ona zostać uznana za niskocenny składnik majątku. Wtedy, w zależności od rozwiązania przyjętego w polityce rachunkowości, tablicę można zamortyzować jednorazowo (przykład 3) lub wydatki na nią odnieść bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. Gdy wydatki na tablicę odniesiono w koszty w dacie przekazania do używania, księgowania na podstawie dowodu PK, mogą przebiegać zapisem:

- Wn konto 40-6,
- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie"

oraz

- Wn konto 52 lub konto 55,
- Ma konto 49.

Targi branżowe

Udział w targach branżowych jest także reklamą. Ze względu na to, że umowę dotyczącą udziału w targach najczęściej zawiera się co najmniej kilka miesięcy przed targami, to faktura może zostać wystawiona i uregulowana we wcześniejszym okresie sprawozdawczym niż odbywają się targi. Wtedy wydatek z nimi związany trzeba aktywować na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a w miesiącu realizacji usługi kwotę ujętą na koncie 64-0 przeksięgować na konto kosztów (przykład 4).