Gazeta Podatkowa nr 66 (1941) z dnia 18.08.2022

Wybrane przykłady ewidencji reklamy i reprezentacji

Każda jednostka w toku swojej działalności ponosi koszty reklamy i reprezentacji. Niezbędna jest właściwa kwalifikacja i rozliczenie tych kosztów nie tylko dla celów bilansowych, ale także podatkowych.

Sposób wyodrębniania w księgach

W księgach rachunkowych koszty reklamy i reprezentacji zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Z przepisów bilansowych nie wynika obowiązek wydzielania tego typu kosztów w ramach zespołu 4 czy 5.

Ujmuje się je w zespole 4 z reguły na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jednostka może dobrowolnie - w zależności od potrzeb - rozbudować ewidencję analityczną do tego konta, wprowadzając odrębne konto analityczne dla kosztów reklamy i odrębne dla kosztów reprezentacji.

Jednostka może też wykazywać koszty reprezentacji w zespole 4 na koncie właściwym dla rodzaju poniesionego kosztu, np. koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" - gdy na cele reklamy lub reprezentacji przekazano materiały, lub koncie 40-2 "Usługi obce" - gdy w związku z reklamą lub reprezentacją zakupiono usługi obce itd. W ramach tych kont można też dokonać dodatkowego wyodrębnienia w analityce, np. 40-1 "Zużycie materiałów i energii" (w analityce: Koszty reklamy, Koszty reprezentacji), konto 40-2 "Usługi obce" (w analityce: Koszty reklamy, Koszty reprezentacji).

W zespole 5 koszty reklamy ujmuje się zazwyczaj na koncie 52 "Koszty sprzedaży" (chyba że jednostka nie wyodrębnia takiego konta w zespole 5 - wtedy ujmuje koszty reklamy na koncie 55 "Koszty zarządu"). Koszty reprezentacji księguje się na koncie 55 "Koszty zarządu".

Trzeba pamiętać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 2 pkt 23 ustawy o pdof, Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm., oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).

Decyzja w sprawie przyjętego w jednostce sposobu ewidencji kosztów reklamy i reprezentacji w ramach kosztów podstawowej działalności operacyjnej powinna być określona w zasadach (polityce) rachunkowości.

Koszty reklamy w internecie

Obecnie często reklama firmy jest prowadzona w internecie. W przypadku gdy jednostka wykupi reklamę na portalu internetowym na przyszłe okresy sprawozdawcze, koszt wynikający z faktury zakupu takiej usługi może rozliczać w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Koszty reklamy, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych, rozlicza się w ten sposób, gdy są istotne. Jeśli są nieistotne, jednostki mogą w zasadach (polityce) rachunkowości przyjąć uproszczenie w rozliczaniu tych kosztów (przykład 1).

Odzież z logo firmy

Często spotykaną praktyką jest zakup dla pracowników firmy koszulek, bluz czy innego stroju z logo firmy umieszczonym w widocznym miejscu, które mają być wykorzystywane w miejscu pracy. Koszty te uznaje się za koszty reklamy (przykład 2). Warto nadmienić, że zasadniczo przyjmuje się, iż przekazanie pracownikowi odzieży z logo firmy nie powoduje dla niego przychodu z nieodpłatnych świadczeń podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Pisaliśmy o tym więcej w Biuletynie Informacyjnym nr 33 z dnia 20.11.2021 r.

Próbki towarów i wyrobów

Aby zaprezentować klientom (potencjalnym klientom) firmy właściwości towarów lub wyrobów, mogą one być przekazywane nieodpłatnie w formie próbek. Wydanie w celach reklamy próbek towarów można zaksięgować zapisami:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 33 "Towary"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli towary są w jednostce ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to dokonując ich przekazania w ramach działań reklamowych, trzeba skorygować odchylenia przypadające na wydane próbki towarów.

Zdarza się, że jednostki otrzymują nieodpłatnie próbki towarów, a następnie przekazują je nieodpłatnie klientom. W takim przypadku wartości tych próbek nie ujmuje się w ewidencji bilansowej, gdyż nie spełniają definicji aktywów zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) - ich posiadanie nie spowoduje w przyszłości wpływu korzyści ekonomicznych. Ze względów kontrolnych wartość otrzymanych próbek jednostka może ująć w ewidencji pozabilansowej (nieodpłatne otrzymanie próbek: zapis po stronie Wn konta 39 "Próbki towarów", nieodpłatne wydanie próbek: zapis po stronie Ma konta 39).

Gdy na cele reklamy przekazano próbki wyrobów gotowych, ich wydanie w jednostce rozliczającej koszty na kontach zespołu 4 i 5 można zaewidencjonować na dwa sposoby. Można więc to zrobić, dokonując księgowania tylko na kontach w zespole 5:

- Wn konto 52,

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Można też przeprowadzić księgowanie zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5:

a) obciążenie kosztów zespołu 4

- Wn konto 40-6,

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60,

c) przeniesienie kosztu na konto w zespole 5

- Wn konto 52,

- Ma konto 49.

Jeżeli wyroby gotowe jednostka ujmuje w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia, niezbędne będzie skorygowanie odchyleń przypadających na przekazane próbki produktów.

Z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) wynika, że gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z ich nieopłatnym przekazaniem, może wystąpić obowiązek naliczenia podatku VAT należnego. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą. Definicję próbki zawiera art. 7 ust. 7 ustawy o VAT.

Zakup prezentu dla kontrahenta

Wydatek poniesiony na zakup prezentu dla kontrahenta jednostki, który ma na celu wykreowanie z tym kontrahentem pozytywnych relacji, należy zaliczyć do kosztów reprezentacji. Z faktury zakupu można odliczyć VAT naliczony (jeśli podatnik wykonuje czynności opodatkowane VAT), natomiast nieodpłatne przekazanie prezentu kontrahentowi może spowodować obowiązek wykazania VAT należnego, na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Przy czym opodatkowaniu VAT nie podlega nieodpłatne przekazanie prezentów o małej wartości, o ile są one przekazywane na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Definicję prezentów o małej wartości zawiera art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Rozliczenie przekazania kontrahentowi prezentu o małej wartości przedstawia przykład 3.

W przypadku gdy nieodpłatne przekazanie prezentów kontrahentom podlega opodatkowaniu, to w celu odpowiedniego rozliczenia VAT należy właściwie ustalić podstawę opodatkowania. Będzie tu nią cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia - koszt wytworzenia, określone w momencie tej dostawy towarów. VAT należny z tytułu nieodpłatnego przekazania prezentów kontrahentom księguje się, na podstawie np. faktury wewnętrznej, na koncie 40-3 "Podatki i opłaty" oraz na odpowiednim koncie w zespole 5. VAT ten może być kosztem uzyskania przychodów, mimo że sam wydatek na reprezentację nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (por. art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b ustawy o pdop).