A A A

Gazeta Podatkowa nr 38 (1913) z dnia 12.05.2022

Koszty reklamy w księgach rachunkowych

Jednostki, aby zachęcić potencjalnych nabywców do zakupu oferowanych towarów lub usług, ponoszą wydatki na reklamę. W ramach podejmowanych działań reklamowych można m.in. prezentować dany towar lub usługę, jego cechy jakościowe, użytkowe albo konsumpcyjne, przekazywać próbki towarów oraz rozpowszechniać logo firmy. Działania te mogą być realizowane z wykorzystaniem wielu środków wyrazu oraz różnych środków przekazu. Koszty reklamy należy odpowiednio zaewidencjonować w księgach rachunkowych.

Ujęcie w księgach

Wydatki na reklamę w księgach rachunkowych są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. W zespole 4 mogą one być ujmowane na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy). Przy przekazaniu materiałów na cele reklamy koszty te można ujmować także na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a jeśli doszło do zakupu usług obcych - na koncie 40-2 "Usługi obce". Natomiast w zespole 5 można księgować je na koncie 52 "Koszty sprzedaży" albo na koncie 55 "Koszty zarządu", gdy jednostka nie wyodrębnia w swoim planie kont kosztów sprzedaży. Sposób ewidencji kosztów reklamy powinien wynikać z polityki rachunkowości danej jednostki.

Wydatki na reklamę księguje się zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należy je więc odnieść do kosztów okresu, którego dotyczą. Jak wynika bowiem z tego przepisu, w księgach rachunkowych jednostki trzeba ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Reklama zrealizowana w jednym okresie

Jeśli jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów, wydatki na reklamę, która miała miejsce w danym roku, można zaksięgować:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Taki sposób ewidencji może dotyczyć wydatków np. na reklamę w mediach, zakup odzieży z logo firmy (przykład 1), usług opracowania, wydruku i dystrybucji ulotek reklamowych, gdy odnoszą się do jednego okresu sprawozdawczego.

Reklama zrealizowana w różnych okresach

Zdarza się, że wydatki na reklamę podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy usługa reklamowa jest realizowana w kolejnym roku (lub latach) po roku, w którym poniesiono jej koszty. Jeśli w danym roku obrotowym jednostka wykupiła usługę reklamową na następny rok lub kolejne lata, wtedy koszty takiej reklamy trzeba ująć w księgach z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem jeśli w ocenie jednostki poniesione wydatki na reklamę dotyczącą różnych okresów sprawozdawczych stanowią kwotę istotną, można rozliczać je w czasie co miesiąc. W przypadku gdy nie ma to znaczącego wpływu na rzetelne zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, mogą być rozliczane w czasie w sposób uproszczony, tj. kwotę dotyczącą danego roku obrotowego można ująć jednorazowo w kosztach w momencie jej poniesienia, a część odnoszącą się do następnego roku zaliczyć do kosztów jednorazowo w styczniu tego następnego roku.

Jeśli koszty reklamy rozliczane są w czasie, to w jednostce prowadzącej pełny rachunek kosztów ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:

a) wartość netto kosztów

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) zaliczenie kosztów do okresu, którego dotyczą

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Przekazanie próbek

W celu ułatwienia potencjalnym klientom decyzji o zakupie towarów lub produktów niektóre jednostki przekazują ich próbki kontrahentom. Wydanie w celach reklamy próbek towarów, np. na podstawie dowodu "RW - Rozchód wewnętrzny", można w księgach ująć zapisami:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 33 "Towary"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli towary w jednostce są ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to dokonując ich przekazania w ramach działań reklamowych, trzeba skorygować odchylenia przypadające na wydane próbki towarów (przykład 2).

Gdy na cele reklamy przekazano próbki wyrobów gotowych, ich wydanie w jednostce rozliczającej koszty na kontach zespołu 4 i 5, można zaewidencjonować, w oparciu np. o dowód RW, na dwa sposoby. Po pierwsze, można to zrobić, dokonując następującego zapisu tylko na kontach w zespole 5:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Po drugie, przeprowadzając księgowanie zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5:

a) obciążenie kosztów rodzajowych

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

c) przeniesienie kosztu na konto w zespole 5

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli wyroby gotowe jednostka ujmuje w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia, niezbędne będzie skorygowanie odchyleń przypadających na przekazane próbki produktów.

Przy nieodpłatnym przekazaniu próbek towarów albo produktów może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego. Z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931) wynika, że gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z ich przekazaniem może wystąpić obowiązek naliczenia podatku VAT należnego. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy m.in. próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą.

Jak stanowi art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) ma na celu promocję tego towaru oraz

2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Wartość VAT należnego naliczonego w związku z przekazaniem próbek w celach reklamowych można odnieść na konto 40-3 "Podatki i opłaty" i/lub konto w zespole 5. Stosując pełny rachunek kosztów, można to ująć zapisem:

- Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty",

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Tablica reklamowa

Zdarza się, że na cele reklamy jednostka nabywa tablicę reklamową. Jeśli będzie ona spełniała warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, może zostać zakwalifikowana jako odrębny środek trwały. Przepis ten stanowi, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zatem, jeśli tablica reklamowa spełnia takie warunki, w tym m.in. nie jest zainstalowana na stałe - można ją zdemontować i przenieść w inne miejsce, może być zakwalifikowana do środków trwałych. Taką tablicę należy wprowadzić do ewidencji bilansowej w wartości początkowej ustalonej na poziomie ceny nabycia (art. 28 ust. 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości). Na zwiększenie wartości początkowej tej tablicy odnosi się także koszty związane z jej zainstalowaniem. Tablicę reklamową zaliczoną do środków trwałych można amortyzować w czasie na ogólnych zasadach wskazanych w art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Od jej wartości początkowej można też dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jeśli zostanie uznana za niskocenny środek trwały i takie rozwiązanie przewiduje polityka rachunkowości (por. art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Przykład

Założenia

Jednostka zakupiła dla pracowników będących przedstawicielami handlowymi odzież ze swoim logo, która będzie wykorzystywana podczas spotkań z klientami. Z otrzymanej faktury wynika, że wartość netto tej odzieży to 5.800 zł (plus VAT 1.334 zł).
Odzież bezpośrednio po zakupie przekazano przedstawicielom handlowym, a jej wartość odniesiono w koszty reklamy.
Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura zakupu odzieży z logo firmy:
a) wartość brutto	7.134 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	1.334 zł	22-2	30
c) wartość netto	5.800 zł	40-6	30
oraz równolegle	5.800 zł	52	49

Księgowania

Przykład 2

Założenia

Spółka z o.o. prowadząca sprzedaż hurtową przekazała kontrahentom w ramach reklamy jako próbki swoje towary, które ujmowane są w stałych cenach ewidencyjnych na poziomie ceny sprzedaży netto. Ich wartość w tych cenach wyniosła 460 zł. Kwota odchyleń kredytowych od przekazanych towarów to 66 zł.
Koszty ujmowane są tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. RW - wydanie towarów z magazynu:	460 zł	40-6	33
2. PK - rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na przekazane towary:	66 zł	34-2	40-6