Zasady opodatkowania VAT i ewidencji w księgach przekazania klientom gadżetów reklamowych

Zamierzamy zakupić artykuły reklamowe z naszym logo, takie jak: długopisy, smycze, kalendarze. Będą one rozdawane przyszłym klientom, promując naszą działalność.

1) Czy nieodpłatne ich przekazanie kontrahentom podlega VAT?

Przez podlegającą opodatkowaniu dostawę towarów zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.) rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

przekazanie lub zużycie towarów m.in. na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy,
wszelkie inne darowizny,

jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Przy czym art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nie ma zastosowania, gdy przedmiotem nieodpłatnego przekazania są prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w powyższej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Kwota wyznaczająca wartość maksymalną tego prezentu jest ceną netto.

Obowiązek wykazania VAT należnego od nieodpłatnego przekazania towaru nie wystąpi również w przypadku, gdy towary są przekazywane w opakowaniu zbiorczym (np. paczce), pod warunkiem, że cena jednostkowa netto poszczególnych towarów nie przekracza 10 zł. Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 8 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.607.2017.1.DG, przekazanie większej ilości towarów, np. pakowanych po kilkanaście/kilkadziesiąt sztuk (np. w opakowaniach zbiorczych), nie ma znaczenia dla kwalifikacji towarów, które są w takim opakowaniu. Opakowanie zbiorcze prezentów, których cena nabycia/koszt wytworzenia nie przekracza 10 zł, nie jest samodzielnym towarem w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy o VAT.

Natomiast przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwolą na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika ma na celu promocję tego towaru oraz nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Tak więc przekazanie kontrahentom gadżetów reklamowych, stanowiących prezenty o małej wartości, jest czynnością niepodlegającą opodatkowaniu VAT. W przeciwnym wypadku ich przekazanie podlega opodatkowaniu VAT.

2) Na jakim koncie powinniśmy ująć w księgach rachunkowych wydatki związane z przekazaniem klientom gadżetów reklamowych, jeśli ewidencję kosztów prowadzimy w zespole 4 i 5?

Koszty dotyczące zakupionych i przekazanych potencjalnym klientom gadżetów reklamowych opatrzonych logo firmy, takich jak długopisy, smycze czy kalendarze, zalicza się do kosztów reklamy. Z tego względu Czytelnicy powinni wydatki z tego tytułu ująć w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej.

W sytuacji gdy koszty działalności operacyjnej są ewidencjonowane na kontach zespołu 4, koszty reklamy odnoszone są generalnie na konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - koszty reklamy). W celu księgowego ujęcia tych kosztów jednostki mogą w zakładowym planie kont, stanowiącym składową polityki rachunkowości, wyodrębnić również zupełnie oddzielne konto, np. 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Koszty reklamy). Jeżeli natomiast koszty są księgowane na kontach zespołu 5, to koszty reklamy ewidencjonuje się najczęściej na koncie 52 "Koszty sprzedaży". Jeśli jednak dany podmiot nie wyodrębnia konta kosztów sprzedaży z uwagi na to, że np. stanowią nieistotną wartość, to koszty reklamy może wtedy księgować na koncie 55 "Koszty zarządu".

Fakturę za zakup gadżetów reklamowych z logo firmy Czytelnicy mogą wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisami:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto gadżetów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli w związku z nieodpłatnym przekazaniem gadżetów wystąpi u Czytelników konieczność wykazania VAT należnego, to można go ująć zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Podatki i opłaty),

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Przykład

Założenia

Jednostka zakupiła z logo firmy 300 szt. długopisów w cenie jednostkowej 3 zł/szt. oraz 300 szt. smyczy w cenie jednostkowej 2 zł/szt. Zakup został udokumentowany fakturą na kwotę brutto 1.845 zł (w tym VAT 345 zł). Gadżety bezpośrednio z zakupu zostały przekazane klientom.
Jednostka odliczyła VAT naliczony. Z uwagi na to, że jednostkowa cena przekazanych przedmiotów nie przekraczała 10 zł, nie wystąpił obowiązek wykazania VAT należnego.
Jednostka ujmuje koszty na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakup długopisów i smyczy:
a) wartość brutto zobowiązania	1.845 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	345 zł	22-2	30
c) wartość netto gadżetów	1.500 zł	40	30
oraz równolegle	1.500 zł	52	49