Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (1036) z dnia 10.10.2019

Imprezy z udziałem pracowników i podwykonawców oraz członków ich rodzin a koszty podatkowe - interpretacja KIS

Wydatki na organizację spotkań firmowych w części dotyczącej członków rodzin pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki dotyczące podwykonawców oraz członków ich rodzin nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, jako wydatki na reprezentację.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 września 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD)

Stan faktyczny i stanowisko podatnika

W rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawie spółka wykonywała usługi za pomocą pracowników oraz podwykonawców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze w ramach umów zlecenia. Spółka organizowała dobrowolne spotkania firmowe w formie pikników rodzinnych (raz w roku), Wigilii, balu karnawałowego (z opłatą za bilet wstępu od osoby), wyjazdu w celu zwiedzania zakładu, dla którego spółka świadczyła usługi, połączonego ze zwiedzaniem miasta i integracją pracowników. W związku z tymi spotkaniami spółka ponosiła, ze środków obrotowych, wydatki na posiłki, napoje, wynajem sali, transport powrotny, animatorki czasu wolnego dla dzieci (w przypadku, gdy zaproszenie obejmowało również rodzinę pracownika) oraz inne atrakcje. Do udziału w ww. spotkaniach spółka zapraszała także podwykonawców wraz z rodziną, m.in. w celu uzgodnienia nowych planów współpracy, podsumowania zrealizowanych wspólnie projektów, ogólną troskę o dobre relacje biznesowe. Zespoły pracujące nad danym projektem w spółce składały się zarówno z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i umów zlecenia. Z tego względu ww. spotkania miały również charakter integracyjny. Spółka wskazała, że celem spotkań integracyjnych nie była poprawa jej wizerunku, lecz poprawa pracy zespołów, co miało się przełożyć na przychody spółki.

W związku z powyższym spółka zapytała organ podatkowy:

• czy koszty organizacji spotkań firmowych, w części przypadającej na podwykonawców, stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodu?
   
• czy koszty organizacji spotkań firmowych, w części przypadającej na rodziny pracowników oraz rodziny podwykonawców, stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodów?

Zdaniem spółki, odpowiedź na oba pytania jest twierdząca.

Organ podatkowy zgodził się ze spółką tylko w zakresie wydatków na organizację spotkań firmowych, w części przypadającej na członków rodziny pracownika.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy wskazał, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Dyrektor KIS wskazał, że kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. "koszty pracownicze", które mogą obejmować również wydatki ponoszone na integrację pracowników (np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp.). Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.

Organ podatkowy przywołał art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, na podstawie którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zdaniem organu podatkowego, przez reprezentację na potrzeby ww. przepisu należy rozumieć działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Kwalifikacja danego wydatku jako reprezentacji nie może być uzależniona od przypisywania mu cechy "wystawności", "przepychu" czy też "okazałości". Oznacza to - zdaniem Dyrektora KIS - odejście od kryterium uznawania za koszty reprezentacji wydatków ponoszonych na wykreowanie lub umocnienie pozytywnego wizerunku, w przypadkach, gdy kreacja ta ma charakter ponadstandardowy.

Organ podatkowy podkreślił, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację (czy działalność innego rodzaju), konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Dyrektor KIS uznał, odnosząc się do wydatków poniesionych na organizację spotkań firmowych, w części przypadającej na rodziny pracowników, że mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te są niewątpliwie związane z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi (dlatego pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów) i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez spółkę przychodów. Tego rodzaju świadczenia na rzecz rodzin pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec spółki. Mają one również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów.

W kwestii natomiast wydatków związanych z organizacją spotkań firmowych w części przypadającej na podwykonawców spółki oraz ich rodziny organ podatkowy uznał, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Nie można bowiem uznać, że uczestnictwo w spotkaniach firmowych (jako spotkaniu integracyjnym) ww. osób wpłynie na zwiększenie przychodów spółki, bądź zabezpieczenie ich źródła. Ponadto, ww. osoby są wobec spółki podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym. Umowa cywilnoprawna zakłada bowiem - zdaniem organu podatkowego - równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Tym samym, zdaniem organu podatkowego:

"(...) wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację spotkań firmowych w zakresie dotyczącym podwykonawców Spółki współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia (...) oraz rodzin ww. podwykonawców współpracujących ze Spółką, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. (...)"