Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (498) z dnia 20.09.2019

Wyodrębnienie kosztów reprezentacji i reklamy w zakładowym planie kont i ogólne zasady ich ewidencji

W ewidencji księgowej koszty reprezentacji i reklamy kwalifikuje się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i w ramach kosztów rodzajowych ujmuje je na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na specjalnie do tego przeznaczonym koncie 40-7 "Koszty reprezentacji i reklamy". W przypadku przekazania materiałów na cele reprezentacji lub reklamy, koszty te można zaewidencjonować na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a w przypadku zakupu usług obcych - na koncie 40-2 "Usługi obce". Z kolei w jednostkach stosujących do ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej konta zespołu 5, koszty reprezentacji ujmuje się na koncie 55 "Koszty zarządu", a koszty reklamy na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży". W sytuacji gdy jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży, koszty reklamy księguje, tak jak koszty reprezentacji, na koncie 55 "Koszty zarządu". Sposób ewidencji kosztów reprezentacji i reklamy powinien wynikać z zasad (polityki) rachunkowości danej jednostki.

Niezależnie od tego na jakim koncie syntetycznym dana jednostka ujmuje koszty reprezentacji i reklamy ważne jest, aby w ewidencji księgowej wyodrębniła konta analityczne dotyczące kosztów reklamy i kosztów reprezentacji, odpowiednio jako kosztów stanowiących i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z faktu, że ewidencja rachunkowa powinna być prowadzona w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za dany rok. Przykładowo można wyodrębnić konta analityczne 40-7/0 "Koszty reprezentacji" i 40-7/1 "Koszty reklamy".

Co do zasady, nakłady poniesione na reprezentację i reklamę odnosi się w koszty okresu, w którym zdarzenia te miały miejsce. Wynika to z zasady memoriału określonej w ustawie o rachunkowości, która mówi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli przykładowo wydatki na reklamę zostały poniesione w 2019 r. i w tym samym roku odbędzie się kampania reklamowa, to koszty reklamy będą w całości kosztami 2019 r., nawet w sytuacji, gdy kampania dotyczy towarów, które zostaną sprzedane dopiero w 2020 r.

Jednak w określonych przypadkach koszty reklamy mogą podlegać aktywowaniu poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Może to nastąpić w sytuacji, gdy usługa reklamy zostanie wykonana w roku następującym po roku, w którym zostały na nią poniesione koszty. Przykładem mogą tu być poniesione w danym roku obrotowym wydatki na targi branżowe, które odbędą się w przyszłym roku obrotowym. Koszty takie zostaną wówczas ujęte w ewidencji bilansowej za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Jeżeli koszty reklamy stanowią dla jednostki istotną wartość, to można rozliczać je w czasie co miesiąc. Natomiast jeśli nie stanowią istotnej kwoty, czyli nie mają znaczącego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, to jednostka może, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zastosować uproszczenie i koszty te rozliczać w czasie w kwotach odnoszących się do danego roku obrotowego. W takiej sytuacji kwotę dotyczącą bieżącego roku obrotowego ujmuje się w ewidencji księgowej w momencie jej poniesienia, z kolei kwotę dotyczącą następnego roku - jednorazowo w styczniu następnego roku. Warto pamiętać, że jedynie w szczególnej sytuacji, gdy koszt taki jest mało istotny, uznaje się za dopuszczalne uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w koszty całego wydatku.

Obszerna baza przykładów ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych dostępna jest w serwisie www.indeksksiegowan.pl