Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (927) z dnia 1.10.2016

Wydatki na wystrój biura - ujęcie podatkowe i księgowe

Podmioty gospodarcze ponoszą różnego rodzaju wydatki na wystrój biura, np. na zakup kwiatów (doniczkowych lub ciętych), obrazów, dywanów, itd. Czy wydatki te firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i czy może odliczyć VAT z faktur je dokumentujących? Jak wydatki te ująć w księgach rachunkowych? Kwestie te poruszamy w niniejszym artykule.

1. Prawo do odliczenia VAT od wydatków na wystrój biura

Ustawodawca nie odniósł się w sposób szczególny do możliwości odliczania VAT od wydatków ponoszonych na wystrój biura. Stosuje się tu zatem zasady ogólne, w myśl których prawo do odliczenia VAT od nabytych towarów przysługuje podatnikom w takim zakresie, w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Związek zakupów z czynnościami opodatkowanymi, o którym mowa powyżej, może mieć charakter bezpośredni (jak np. w przypadku zakupu towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży) lub pośredni.

Pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi wystąpi wówczas, gdy nabycie towarów wiąże się z ogólnym funkcjonowaniem podmiotu gospodarczego jako całości, wpływając w sposób pośredni na generowane przez niego obroty. Podobnie uważają organy podatkowe.

Wystrój biura odgrywa bardzo ważną rolę w kontaktach z kontrahentami. Odpowiedni wygląd biura może służyć np. zapewnieniu miłej i spokojnej atmosfery, sprzyjającej zawieraniu umów z kontrahentami. Należy mieć przy tym na uwadze, że odpowiedni wystrój biura jest obecnie normą, czymś, czego oczekują kontrahenci. Z tego względu uważamy, że zakup do biura kwiatów (ciętych lub doniczkowych), dywanów, obrazów, itp. wpływa na ogólne funkcjonowanie podatnika, przyczyniając się w sposób pośredni do generowania przez niego obrotu.

Także dla pracowników odpowiedni wygląd biura może działać motywująco, wprowadzać miłą atmosferę w pracy, itp.

Jeśli więc podatnik, ponoszący wydatki na wystrój biura (np. na zakup kwiatów doniczkowych, ciętych, dywanów, obrazów, itp.), prowadzi działalność opodatkowaną VAT, to generalnie nie ma przeszkód, aby odliczył VAT z faktury dokumentującej te wydatki.

UWAGA! Może być tak, że firma (biuro) podatnika znajduje się w jego domu (mieszkaniu) i podatnik ten nabywa do biura elementy wystroju, które z zasady mogą być wykorzystywane w gospodarstwie domowym. W takim przypadku, aby odliczyć VAT od zakupu ww. towarów, podatnik musi być w stanie udowodnić, że służą one prowadzonej działalności gospodarczej, a nie celom osobistym.

Moment odliczenia VAT

Moment, w którym podatnik może odliczyć VAT od omawianych zakupów, jest ustalany w oparciu o zasady ogólne. To oznacza, że podatnik ma prawo odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez niego towarów powstał obowiązek podatkowy. Prawo to powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeśli podatnik nie odliczył VAT w "podstawowym" okresie, to może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 oraz ust. 11 ustawy o VAT).

2. Udekorowanie biura a koszty uzyskania przychodów

Ustalając, czy wydatki na wystrój biura mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć na uwadze, że kosztem podatkowym mogą być takie wydatki, które:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz
   
• nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.

Związek wydatków z przychodami podatnika

W ustawach o podatku dochodowym nie wskazano wprost, co należy rozumieć przez poniesienie kosztu "w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów". Kwestie te wyjaśnił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach indywidualnych z 24 sierpnia 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-717/16-1/APO i nr IBPB-1-1/4510-203/16-1/DW.

Organy podatkowe podkreślają ponadto, że aby dany wydatek mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów, musi być on racjonalny i ekonomicznie uzasadniony.

Uważamy, że zasadniczo wydatki na wystrój biura (np. na zakup kwiatów doniczkowych lub ciętych) wykazują związek z przychodami podatnika. Jak pisaliśmy w części dotyczącej VAT, odpowiedni wygląd biura odgrywa ważną rolę w kontaktach z kontrahentami. Może on mieć wpływ (pośredni) na zawierane z kontrahentem umowy. Również w przypadku wydatków na wystrój pomieszczeń dla pracowników, istnienie związku tych wydatków z przychodami podmiotu gospodarczego raczej nie powinno być kwestionowane. Zapewnienie pracownikom odpowiedniego wystroju ma bowiem na celu stworzenie miłej, sympatycznej atmosfery w pracy, zmotywowanie pracowników do osiągania jak najlepszych wyników, co w konsekwencji może przełożyć się na wyższe przychody pracodawcy.

W związku z powyższym, wydatki na wystrój biura (np. na zakup kwiatów doniczkowych, ciętych, itd.) zasadniczo wykazują związek z przychodami podatnika, przy czym jest to związek o charakterze pośrednim. Wynika to z tego, iż wydatków tych nie da się powiązać z konkretnym przychodem. Wpływają one raczej na ogólne funkcjonowanie podmiotu gospodarczego.

UWAGA: W przypadku wystroju pomieszczeń, w których będą przyjmowani kontrahenci, należy przeanalizować, czy nie są to wydatki na reprezentację.

Wystrój pomieszczeń a reprezentacja

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawodawca nie określił, co należy rozumieć przez koszty reprezentacji na potrzeby podatku dochodowego. W praktyce ukształtował się pogląd, w myśl którego reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania pozytywnego wizerunku. Bez znaczenia pozostaje przy tym kwestia wystawności, okazałości, czy też ponadprzeciętności. Ponadto ustalając, czy dany wydatek ma charakter reprezentacji, należy wziąć pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą. To, co dawniej mogło bowiem zostać uznane za reprezentację, obecnie nie zostanie zaliczone do tej kategorii ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje, itp. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 sierpnia 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-596/16-1/AW).

Uważamy, że zasadniczo wydatki na zakup kwiatów (ciętych czy doniczkowych) do pomieszczeń, w których są przyjmowani kontrahenci, nie są wydatkami o charakterze reprezentacji. Udekorowanie biura kwiatami jest bowiem obecnie normą, powszechnie przyjętym zwyczajem, dbaniem o schludny, estetyczny wygląd otoczenia. Podobnie jest w przypadku wydatków na zakup dywanów czy obrazów do biura. Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 21 listopada 2014 r., nr IBPBI/1/415-970/14/ESZ, odnosząc się do kwalifikowania do kosztów reprezentacji wydatków na zakup donic, roślin ozdobnych do pomieszczeń pracowniczych i ogólnodostępnych.

W sytuacji natomiast, gdyby wydatki na wystrój biura znacznie odbiegały od normy, np. podatnik kupiłby drogie, ekskluzywne, rzadko spotykane rośliny, które odbiegałyby od przyjętych standardów, wówczas poniesione na ten cel wydatki mogłyby zostać uznane za wydatki na reprezentację (wyłączone z kosztów podatkowych) - jako kreujące odpowiedni wizerunek podmiotu gospodarczego.

WAŻNE: Rozstrzygając, czy wydatki na wystrój firmy należą do wydatków na reprezentację, czy też nie, należy wziąć pod uwagę całokształt prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, w tym jej rodzaj. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.

Wspomnijmy, że niekiedy nabywane przez podmioty gospodarcze elementy wystroju biura mogą spełniać definicję środków trwałych (np. dywany); kwestie te tu jednak pomijamy.

UWAGA! Podatnicy powinni zachować szczególną ostrożność przy ujmowaniu w kosztach uzyskania przychodów wydatków na wystrój biura w sytuacji, gdy biuro to prowadzą we własnym mieszkaniu/domu. Muszą oni bowiem być w stanie udowodnić, że wydatki te zostały poniesione wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a nie do celów prywatnych, np. do pomieszczeń służących prywatnym celom podatnika.

3. Ewidencja księgowa wydatków na wystrój biura

Wydatki na wystrój biura, jako wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem podmiotu gospodarczego, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Przykładowo, wydatki na zakup kwiatów mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych, na podstawie faktury, np. zapisem:

Zarachowanie wydatku do kosztów: