Wydatki na rzecz partnerów biznesowych

1. Cel poniesienia wydatku

Ocena przez podatnika możliwości zakwalifikowania określonego kosztu jako kosztu podatkowego powinna być dokonywana w aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej oraz celu, który ma być osiągnięty w wyniku poniesienia tego wydatku. Wobec tego konieczna jest analiza czy dany wydatek (koszt) może obiektywnie przyczynić się do realizacji celu jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. Podatnik może bowiem zaliczyć w ciężar kosztów faktycznie poniesione wydatki, które mają lub mogły mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła jakim jest działalność gospodarcza, z wyłączeniem enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 updof oraz art. 16 ust. 1 updop.

Wśród wydatków, które nie są kosztami uzyskania przychodów, w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, wymienione zostały koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki ponoszone na rzecz kontrahentów wciąż budzą wątpliwości podatników. Ustawodawca nie zdefiniował bowiem pojęcia "koszty reprezentacji", jedynie przykładowo wymienił, jakie wydatki do tej kategorii kosztów należy zaliczyć, tj. koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Baza orzeczeń wydawanych m.in. przez sądy
administracyjne dostępna jest w serwisie
www.orzecznictwo.gofin.pl

Do kwestii interpretacji tego pojęcia odniósł się NSA w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. W orzeczeniu tym stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Dla kwalifikacji danych wydatków nie są istotne takie cechy jak: wystawność, wytworność, okazałość.

Co istotne, Sąd dostrzegł zmieniające się w czasie warunki prowadzenia biznesu i wyraził to w uzasadnieniu wyroku. Stwierdził, że dokonując kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy, należy kierować się dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje.

Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy
podatkowe dostępna jest w serwisie
www.interpretacje.gofin.pl

Interpretacja przepisów ustawy o PIT oraz ustawy o CIT wyłączających z kosztów wydatki na reprezentację przez wiele lat opierała się na koncepcji utożsamiania reprezentacji z okazałością i wystawnością. Przez pewien czas reprezentacja była też łączona z działaniem w czyimś imieniu, np. spółki z o.o. Obecnie organy podatkowe, pod wpływem powołanego wyroku NSA, uznają, że celem kosztów reprezentacji jest stworzenie korzystnego wizerunku firmy. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2015 r., nr IPTPB1/4511-474/15-4/AG stwierdził: "(...) o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami, akcentowania jej renomy i poszanowania kontrahenta. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Zatem, celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji »obraz przedsiębiorcy« przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, czy usług".

Reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Dlatego wydatki na rzecz partnerów biznesowych są często wyłączone z kosztów uzyskania przychodów z powodu zakwalifikowania ich do kosztów reprezentacji.

Kwalifikacja każdego wydatku poniesionego na rzecz partnera biznesowego powinna być dokonywana indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności towarzyszących poniesieniu kosztu.

2. Wycieczka dla pracowników kontrahenta

Jeżeli wyjazd zagraniczny dla niektórych pracowników firmy partnerskiej zakupiony zostanie przez przedsiębiorcę z myślą o budowaniu pozytywnych relacji z tą firmą, a także w celu kształtowania pozytywnego wizerunku firmy, to wydatki, które poniesione zostaną w związku z organizacją takiego wyjazdu, mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Tak wynika z powołanej interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 9 listopada 2015 r.

We wniosku o interpretację przedsiębiorca napisał, że świadczy usługi remontowe. Na początku swojej działalności świadczył usługi na rzecz osób fizycznych i czynił starania, by wejść na rynek podmiotów gospodarczych. Pozytywny skutek tych działań osiągnął, kiedy udało mu się podpisać kontrakt z firmą partnerską. Po kilkunastoletniej współpracy, w związku z jubileuszem spółki partnerskiej chce podziękować za współpracę niektórym pracownikom tej firmy, finansując im kilkudniowy wyjazd zagraniczny. Wyjazd zorganizuje biuro turystyczne.

Podatnik uważał, że koszt kilkudniowego wyjazdu zagranicznego jest zwykłym podziękowaniem pracownikom firmy partnerskiej za dotychczasową dobrą współpracę w ciągu kilkunastu lat. Dobra współpraca stron wpływa na obniżenie kosztów, skrócenie cyklu inwestycyjnego, ale też na jakość świadczonych usług. Wpływa również na kształtowanie wizerunku firmy wnioskodawcy i ma ścisły związek z przychodami. W efekcie, zdaniem przedsiębiorcy, wydatek na wycieczkę zagraniczną zakupioną dla niektórych pracowników firmy partnerskiej będzie mógł on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Podatnik podał jako cel poniesienia przedmiotowych kosztów stworzenie oczekiwanego wizerunku jego firmy oraz podziękowanie za współpracę. To przesądziło o stanowisku organu podatkowego, który uznał, że wydatki poniesione w związku z organizacją wyjazdu dla pracowników kontrahenta mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 updof.

3. Integracja i rozrywka na szkoleniu

Zasadne jest zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na organizację szkoleń dla kontrahentów, jeśli w konkretnej sytuacji gospodarczej mają one przynieść korzyść w postaci przychodu. Nie jest przy tym istotne, czy taka korzyść rzeczywiście nastąpi, lecz to, że zgodnie z zamiarem podatnika wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów.

W skład tych kosztów wchodzić mogą np. koszty wynajmu sali konferencyjnej, wynagrodzenia wykładowców. Kosztem uzyskania przychodów jest też wydatek na wyżywienie dla uczestników szkolenia, serwowany w czasie jego trwania. Uzasadnione jest również zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na nocleg dla kontrahentów, w przypadku gdy szkolenie trwa co najmniej dwa dni.

Kosztem podatkowym nie mogą być natomiast wydatki poniesione na organizację części integracyjno-rozrywkowej szkolenia, gdyż należy je uznać za koszty reprezentacji. Takie stanowisko potwierdza wyrok WSA w Rzeszowie z 24 czerwca 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 321/14 (wyrok ten był przedstawiony w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 18 z 2014 r., w artykule pt. "Wydatek na integrację handlowców z firmą - wyrok WSA").

Dodajmy, że z punktu widzenia możliwości zaliczenia kosztu noclegu do kosztów podatkowych istotne jest, by nocleg rozdzielał kolejne dni, w których przeprowadzane jest szkolenie. Natomiast, gdy w kolejnym dniu nie byłoby już szkolenia, lecz byłyby zajęcia rozrywkowe, wówczas może dojść do uznania, że wydatek na nocleg ma charakter reprezentacyjny i nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

4. Poczęstunek

Spotkania służbowe często łączą się z poczęstunkiem. Mogą go stanowić drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche). Z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 wynika, że wydatki na posiłki niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), podczas prowadzenia z kontrahentami rozmów dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Przy kwalifikacji tych wydatków przede wszystkim ważne jest, by poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych spełniały wymogi wynikające z przepisów art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, czyli były poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Minister Finansów w powołanej interpretacji stwierdził, że: "(...) nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej".

W katalogu wydatków, które można zaliczyć w koszty Minister nie wymienił jednak alkoholu, który także mógłby być serwowany podczas takich spotkań. W interpretacjach organów podatkowych można spotkać stanowisko, że wydatki na alkohol zwyczajowo podawany podczas spotkań z kontrahentami, nie są wykluczone z kosztów. Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., nr IBPBI/1/423-36/14/ESZ, w której stwierdził: "(...) na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy (tj. updop - przyp. red.), nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na napoje alkoholowe i bezalkoholowe, zwyczajowo podawane podczas ww. spotkań z kontrahentami, dystrybutorami, autorami, pisarzami (także potencjalnymi), niezależnie od miejsca odbywania się tych spotkań (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), dotyczących zakresu prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej. Zatem wskazane powyżej wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w związku ze spotkaniami biznesowymi z ww. podmiotami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów".

Stanowisko organów podatkowych nie jest jednak jednomyślne. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 4 kwietnia 2016 r., nr ILPB1/415-755/12/16-S/AG uznał, że wydatki poniesione na organizację konferencji dla dystrybutorów produktów sprzedawanych przez podatnika stanowią koszty uzyskania przychodów, z wyjątkiem alkoholu. Przy czym organ ten nie uzasadnił wykluczenia wydatków na alkohol z kosztów podatkowych. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 29 grudnia 2014 r., nr IPTPB1/415-564/14-2/KO uznał, że wydatki ponoszone na napoje alkoholowe spożywane podczas spotkań z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami w sposób pośredni promują oraz kreują pozytywny wizerunek podatnika. Zatem spełniają one przesłankę kosztów reprezentacji, więc mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów.

Należy zauważyć, że nie koszt posiłku decyduje o tym, czy ma on charakter reprezentacyjny, lecz jego wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku spółki. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 stycznia 2016 r., nr IPPB5/4510-1154/15-2/BC. Jego zdaniem wartość wydatków konsumpcyjnych nie ma znaczenia przy ocenie możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W interpretacji tej czytamy: "(...) Ustawodawca nie wskazał granicznej wartości, w oparciu o którą można by dokonać zaliczenia wydatku do kategorii kosztów reprezentacji. W związku z powyższym, sama kwota 200 zł na osobę wskazana przez Wnioskodawcę jako maksymalna wartość wydatków nie ma tu znaczenia przesądzającego o kwalifikacji poniesionych kosztów". Oznacza to, że wydatki na konsumpcję, związane z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez limitu kwotowego. W tym względzie należy jednak zachować ostrożność. Zakup posiłków o wyższej wartości może świadczyć o tym, że podatnik ma na celu stworzenie korzystnego wizerunku swojej firmy. Jeśli taki cel przyświecałby tym wydatkom, to należałoby uznać, że wydatki mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

5. Prezenty

Kosztami uzyskania przychodów są także wydatki poniesione na drobne prezenty rozdawane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom. Takie stanowisko możemy znaleźć w wyroku WSA we Wrocławiu z 5 maja 2016 r., sygn. akt I SA/Wr 321/16 (orzeczenie nieprawomocne). W uzasadnieniu tego wyroku Sąd stwierdził: "(...) wydatki na drobne prezenty dla klientów i potencjalnych klientów (np. długopisy, kalendarze, komplety do kawy, breloki do kluczy, etui, jedwabne krawaty ze spinkami, MP4, multinarzędzia, latarki z kompletem narzędzi, pendrive, portfele, ramki cyfrowe, stacje pogodowe, zegary ścienne, kubki termiczne i inne gadżety) winny być uznane za wydatki zaliczane do kosztów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. bowiem stworzenie właściwego klimatu dla prowadzonej działalności rodzi skutek w postaci zwiększenia przychodu. Ponadto jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, część drobnych prezentów wręczanych kontrahentom i potencjalnym kontrahentom opatrzona jest logo firmy, ma zatem charakter przedmiotów reklamowych. Wydatki poniesione na nabycie takich przedmiotów nie są wydatkami na reprezentację ale na reklamę. Nie zmienia tej oceny także fakt, że te drobiazgi reklamowe nie są rozdawane masowo, ale kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom Spółki podczas rozmów dwustronnych. Należy bowiem uwzględnić, że Spółka ma specyficzny profil działalności, jest producentem maszyn i urządzeń dla sektora górniczego, odlewów staliwnych i żeliwnych. Uwzględniając zakres prowadzonej działalności należy przyjąć, że nabywcami wyrobów Spółki jest określony krąg podmiotów. Niecelowe zatem jest kierowanie reklamy firmy do podmiotów całkowicie niezainteresowanych jej wyrobami. Posługiwanie się zaś przez kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów gadżetami reklamowani Spółki, niewątpliwie wpływa na promocję firmy w środowisku podmiotów zainteresowanych jej wyrobami".

Wymaga podkreślenia, że prezenty wręczane kontrahentom, które mają na celu budowę wizerunku firmy, czyli prezenty o charakterze reprezentacyjnym, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Do takiej sytuacji odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 marca 2016 r., nr ILPB3/4510-1-18/16-2/JG. Sprawa dotyczyła spółki, która przekazuje różnego rodzaju upominki na rzecz swoich kontrahentów, partnerów handlowych, doradców. Upominkami są przedmioty niewielkiej wartości (jednostkowa wartość mieści się w przedziale 0,30-300 zł), takie jak: notesy, kalendarze, długopisy z kryształkami, koszulki, teczki, szale jedwabne, polary, komplety noży, etc. Upominki przekazywane są w określonych okolicznościach, w szczególności z okazji świąt Bożego Narodzenia, Nowego Roku, świąt Wielkanocy, kolejnej rocznicy działalności spółki lub jubileuszu kontrahenta. Nie wszystkie upominki zawierają logo spółki, ponieważ, jak zaznaczyła spółka, celem ich przekazania nie jest promowanie marki spółki, czy oferowanych przez nią wyrobów. We wniosku o interpretację spółka podkreśliła, że upominki te przekazuje, kierując się zasadami współczesnej kultury biznesowej.

W świetle tak przedstawionego stanu faktycznego organ podatkowy ocenił, że wydatki na nabycie upominków, które - jak stwierdził podatnik (spółka) - nie mają na celu promowania spółki ani jej wyrobów, przekazywane określonej grupie podmiotów (kontrahentom, partnerom handlowym, doradcom), mają na celu przede wszystkim wykreowanie pozytywnego wizerunku spółki. Określenie takiego celu poniesienia kosztu pozwoliło organowi podatkowemu uznać, że wymienione wydatki wypełniają znamiona reprezentacji. W efekcie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

6. Noclegi i przejazdy zleceniobiorców oraz podwykonawców

Zdarza się, że przedsiębiorca zobowiązuje się do sfinansowania noclegów i przejazdów kontrahentom wykonującym na jego rzecz usługi. Jeśli wydatki te wiążą się z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to stanowią koszty uzyskania przychodów podatnika zamawiającego wykonanie usługi. Takie stanowisko zajął Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 29 września 2015 r., nr DD10.8221.145.2015.MZB (interpretację tę opisaliśmy w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 1 z 2016 r., w artykule pt. "Minister Finansów zmienia zdanie" w pkt 2.2 pt. "Koszty podróży zleceniobiorców i podwykonawców").

Dodajmy, że ze względu na konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku ponoszenia przez podatnika wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, na podatniku spoczywa obowiązek szczególnej dbałości o ich udokumentowanie oraz wskazanie okoliczności im towarzyszących. Wprawdzie z przepisów prawa nie wynika wprost obowiązek zawarcia w umowie zlecenia zapisów, które w jednoznaczny sposób rozstrzygałyby kwestię zobowiązania zleceniodawcy do zwrotu określonych wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę, niemniej jednak, dla celów dowodowych jest wskazane uregulowanie tej kwestii w pisemnej umowie.

7. Powierzenie składnika majątku firmy w ramach umowy o współpracy

W praktyce gospodarczej występują sytuacje, w których kontrahenci mogą zawrzeć umowę, na podstawie której jedna ze stron przekaże drugiej do używania określone składniki majątku, w zamian za co druga będzie dokonywała pewnych świadczeń na rzecz tej pierwszej. W ramach tego rodzaju dwustronnie zobowiązujących umów wzajemnych dochodzi do wymiany świadczeń pomiędzy stronami, w danym przedziale czasowym. Jedna bowiem ze stron przekazuje do używania pewne składniki swojego majątku, natomiast jej kontrahent przyjmuje na siebie obowiązki dokonywania różnego rodzaju świadczeń.

Przykładowo powszechną praktyką gospodarczą jest udostępnianie placówkom handlowym regałów, gablot, ekspozytorów. W zamian placówka handlowa jest zobowiązana do zaopatrywania się w towary danego producenta (hurtowni), reklamuje je i sprzedaje.

W rezultacie realizowania umowy o współpracy gospodarczej, wydatki na zakup przekazanych kontrahentowi składników majątku, niebędących środkami trwałymi, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (nie znajdą zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 49 updof i art. 16 ust. 1 pkt 52 updop). Środki trwałe, które znajdują się u kontrahenta na podstawie takiej umowy, nadal mogą być amortyzowane i odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodów (nie mają tu zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c updof i art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c updop).