Upominki dla kontrahentów

Chcemy przekazać naszym najbardziej aktywnym kontrahentom upominki (nieopatrzone logo firmy) o wartości około 150 zł każdy. W jaki sposób fakturę za te upominki należy ująć w księgach rachunkowych? Czy w takiej sytuacji wydatek ten stanowi koszty uzyskania przychodów i czy możemy odliczyć VAT?

Upominki przekazywane kontrahentom mogą stanowić koszty reklamy lub zostać zaliczone do kosztów reprezentacji. Prezenty, które są przekazywane w celach reklamowych, charakteryzują się niewysoką ceną, są rozdawane masowo wszystkim kontrahentom lub klientom oraz zostały trwale opatrzone logo firmy. Wówczas ich koszt uwzględnia się w rachunku podatkowym. W sytuacji przedstawionej w pytaniu upominki zostaną wręczone wybranej grupie kontrahentów, nie zostały opatrzone logo firmy i można przyjąć, że mają znaczącą wartość. Ich przekazanie ma służyć budowaniu pozytywnego wizerunku oraz wywołaniu korzystnego wrażenia u kontrahentów. Zatem należy uznać, że stanowią one koszty reprezentacji, których nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Wydatki poniesione na zakup upominków, które jednostka zamierza przekazać kontrahentom, są pośrednio związane z prowadzoną działalnością. Z pytania wynika, że jednostka jest czynnym podatnikiem VAT, ma więc prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w fakturze za nabyte prezenty (art. 86 ustawy o VAT - Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

W księgach rachunkowych fakturę dokumentującą zakup upominków można zaewidencjonować następująco:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast koszt nabytych przez jednostkę upominków, na podstawie faktury, można ująć zapisami:

a) w jednostce rozliczającej koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4 lub 5

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reprezentacji NKUP) lub konto 55 "Koszty zarządu" (NKUP),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) jeśli jednostka stosuje pełny rachunek kosztów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reprezentacji NKUP),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 55 "Koszty zarządu" (NKUP),

- Ma konto 49 "Rozliczenie zakupu".

W omawianej sytuacji wartość przekazywanych poszczególnym kontrahentom upominków przekracza 100 zł, więc nie można uznać ich za prezenty o małej wartości, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT. Trzeba mieć na uwadze, że za dostawę towarów, która podlega opodatkowaniu VAT, uważa się m.in. nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, jeżeli przysługiwało mu, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Zatem w momencie przekazania kontrahentom upominków jednostka ma obowiązek naliczenia VAT należnego, jeżeli w związku z ich zakupem przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o pdop VAT należny (obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami) w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, stanowi koszt uzyskania przychodów.

W księgach należy ująć go na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

Przykład

Założenia

Jednostka - czynny podatnik VAT - zakupiła w październiku 2015 r. 100 sztuk upominków dla klientów. Cena jednostkowa każdego z nich to 150 zł netto (plus VAT 34,50 zł). Całkowity koszt zakupu upominków wyniósł netto 15.000 zł (plus VAT 3.450 zł).
W październiku br. jednostka przekazała kontrahentom 30% zakupionych upominków. VAT należny od tych prezentów wyniósł 1.035 zł, tj. (15.000 zł × 30%) × 23%.
Koszty działalności operacyjnej jednostka rozlicza w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura zakupu upominków:
a) wartość brutto	18.450 zł	30	24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	3.450 zł	22-2	30
c) wartość netto	15.000 zł	40	30
2. PK - VAT należny od przekazanych kontrahentom upominków	1.035 zł	76-1	22-1