Nakłady poniesione na najem powierzchni reklamowej i koszty reklamy na budynku

Podpisaliśmy ze spółdzielnią mieszkaniową umowę najmu powierzchni na szczytowej ścianie budynku z przeznaczeniem na naszą reklamę. Umowę zawarliśmy na 10 lat, a za najem zapłacimy jednorazowo kwotę 10.000 zł. Do wykonania reklamy wynajmiemy firmę zewnętrzną. Przewidywany koszt to około 12.000 zł. Reklama ta nie będzie miała formy tablicy, lecz będzie naniesiona bezpośrednio na ścianę budynku. Jak powinniśmy ująć te wydatki w księgach rachunkowych naszej firmy?

Celem reklamy jest zasadniczo działanie zmierzające do zachęcenia potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług. Zadaniem reklamy jest więc promocja marki, przedsiębiorstwa i jego produktów. Reklama może przybierać różne formy, w tym m.in. plakatu, napisu, ogłoszenia, filmu, nagrania itp.

Zarówno wydatki na najem powierzchni reklamowej, jak i na wykonanie i naniesienie reklamy na budynku wskazane jest zakwalifikować w księgach rachunkowych jednostki do kosztów reklamy i odnieść w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Sposób ewidencji, jak również konto księgowe, na którym jednostka będzie ujmować koszty reklamy, wskazane jest ustalić w zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do polityki rachunkowości.

Koszty reklamy najczęściej ujmuje się na koncie analitycznym utworzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub też stosuje się do ich ewidencji oddzielne konta kosztów rodzajowych utworzone przez jednostkę samodzielnie, np. 40-7 "Koszty reklamy". Koszty reklamy można również ujmować na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", gdy jednostka przekazuje materiały na cele reklamy, bądź też na koncie 40-2 "Usługi obce", gdy korzysta z usług reklamowych świadczonych przez wyspecjalizowaną firmę. W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 5 koszty reklamy ujmuje się na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży". Przy czym, gdy w ramach kont zespołu 5 jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży, koszty reklamy księguje na koncie 55 "Koszty zarządu", w ramach którego może wyodrębnić konto analityczne "Koszty reklamy".

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje sposobu ewidencji i rozliczania kosztów reklamy. Stąd wskazane jest stosować ogólne zasady rachunkowości. Generalnie przyjmuje się, że koszty reklamy stanowią koszty okresu, w którym reklama miała miejsce. Jednak w przypadku, o którym mowa w pytaniu, reklama będzie realizowana w kolejnych następujących po sobie okresach sprawozdawczych. Dlatego też, wskazane jest jej rozliczanie w czasie przez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, z uwzględnieniem w art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeśli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Należy jednak zwrócić uwagę, że koszty najmu powierzchni reklamowej opłacone z góry oraz koszty wykonania reklamy na elewacji budynku wskazane jest rozliczać odrębnie, jako dwa osobne tytuły rozliczeń międzyokresowych. Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. O ile więc bezpośrednio z pytania wynika czas, na jaki jednostka podpisała umowę najmu powierzchni reklamowej, tak okres użytkowania wykonanej reklamy nie został w pytaniu sprecyzowany. Można jednak przypuszczać, że będzie krótszy niż czas najmu powierzchni reklamowej (10 lat). Poza tym, jednostka może w trakcie trwania umowy najmu postanowić o wymianie (przemalowaniu) reklamy na nową (inną).

Wzory umów najmu dostępne są
w serwisie www.druki.gofin.pl
w zakładce Umowy

Rozliczenia czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a sposób ich ewidencji zależy od przyjętego przez jednostkę schematu rozliczania kosztów. W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 lub wyłącznie na kontach zespołu 4 przeniesienie kosztów reklamy do rozliczenia w czasie (wcześniej ujętych w całości na koncie zespołu 4), przebiega zapisem:

– Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
– Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Z kolei w jednostce rozliczającej koszty wyłącznie na kontach zespołu 5 koszty reklamy ujmuje się na podstawie dowodów księgowych (faktury, umowy), zapisem:

– Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub 21 "Rozrachunki
z dostawcami", lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Odpisanie odpowiedniej części kosztów przypadających na bieżący okres sprawozdawczy (miesiąc) może przebiegać zapisem:

1) w jednostkach stosujących wyłącznie konta zespołu 4:

– Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
– Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

2) w jednostkach stosujących konta zespołu 4 i 5 lub tylko 5:

– Wn konto 52-7 "Koszty sprzedaży" lub 55 "Koszty zarządu",
– Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jeśli okres przewidywany na reklamę namalowaną na elewacji budynku zostanie z różnych przyczyn skrócony (np. spółdzielnia wypowie umowę najmu), to wówczas wskazane będzie jednorazowe odniesienie w koszty podstawowej działalności operacyjnej pozostałej do rozliczenia w czasie kwoty kosztów tej reklamy w sposób przedstawiony powyżej (pkt 1 lub 2).