Zakup towarów z logo firmy i przekazanie ich kontrahentom w formie upominków

Według zasady ogólnej obowiązującej w przepisach o VAT, podatnicy mogą odliczać VAT od zakupów towarów (lub usług), w takim zakresie, w jakim towary (lub usługi) te wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli więc przy zakupie drobnych upominków (gadżetów) z logo firmy jednostce przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, to przekazanie tych upominków kontrahentom może wiązać się z obowiązkiem wykazania VAT należnego.

Zasadniczo wszelkie nieodpłatne przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych, traktuje się jak dostawę towarów (zob. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Przepisu tego nie stosuje się jednak do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Z treści pytania wynika, iż jednostka nabywa towary, które w formie drobnych upominków z logo firmy przekazuje kontrahentom. Przekazywane kontrahentom gadżety mogą stanowić, w myśl art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, prezenty o małej wartości. Z treści tego przepisu wynika, że prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w wyżej wymienionej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Jeśli jednostkowa cena nabycia towaru (tutaj: upominku/prezentu) nie przekracza kwoty 10 zł, to przy przekazaniu go kontrahentom nie powstanie obowiązek wykazania VAT należnego. Podatnik nie musi również prowadzić ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób otrzymujących prezenty. Jeżeli natomiast cena jednostkowa przekazywanych upominków przekracza 100 zł, to podatnik jest zobowiązany do wykazania VAT należnego od tego przekazania, pod warunkiem, że przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT od zakupu tych towarów.

W sytuacji gdy przekazywane kontrahentom towary z logo firmy, wymienione w pytaniu, nie spełniają warunków dla prezentów o małej wartości – zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, a jednostce przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy ich zakupie, będzie ona zobowiązana do rozliczenia VAT należnego od przekazania upominków kontrahentom. Ewentualny VAT należny można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Ewidencja faktury zakupu drobnych upominków z logo firmy, które następnie będą przekazane kontrahentom, może przebiegać zapisem:

Jeśli zakupione towary z logo firmy postanowiono wydać kontrahentom w terminie późniejszym i przyjęto je do tego czasu do magazynu, jako np. towary, zapisem: Wn konto 33, Ma konto 30, to ich wydanie można zaksięgować zapisem:

W momencie wydania towarów z magazynu należy rozliczyć odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na te aktywa – jeżeli jednostka ich ewidencję prowadzi w cenach różniących się od cen zakupu (nabycia).

Przykład

Upominki z logo firmy w jednostce,
której przysługuje prawo do odliczenia VAT od ich zakupu

I. Założenia:

1. Jednostka zakupiła 100 szt. smyczy reklamowych po: 4,50 zł/szt. oraz 100 szt. polarów z logo firmy po: 39 zł/szt., które przekazała kontrahentom.

2. Faktura od dostawcy smyczy reklamowych i polarów wyniosła: 4.350 zł netto plus VAT: 1.000,50 zł. Wartość zobowiązania ogółem do zapłaty wyniosła: 5.350,50 zł. Poniesiony wydatek jednostka uznała za koszty reklamy.

3. Jednostka nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym przekazała prezenty. W związku z tym naliczyła VAT należny od przekazanej kwoty polarów: 3.900 zł × 23% = 897 zł. Nie naliczyła natomiast VAT należnego od przekazanych smyczy, gdyż ich wartość jednostkowa jest niższa niż 10 zł.

4. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4, a koszty reklamy ujmuje na koncie 40-7 "Koszty reklamy".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Upominki z logo firmy w jednostce prowadzącej działalność zwolnioną z VAT

I. Założenia:

1. Jednostka prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT, dlatego nie ma prawa do odliczania VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakupy dotyczące tej działalności.

2. W celach reklamy zakupiła smycze reklamowe i polary opatrzone logo firmy, przekazując je obecnym oraz potencjalnym kontrahentom na imprezie masowej. Wartość faktury za smycze i polary wraz z VAT wyniosła: 2.460 zł.

3. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, iż koszty reklamy ujmuje ona na koncie 40-7 "Koszty reklamy" oraz na koncie 55 "Koszty zarządu".

4. Zgodnie z przepisami o VAT jednostka nie ma obowiązku rozliczania VAT należnego z tytułu przekazania upominków kontrahentom.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W sytuacji przedstawionej w przykładzie niepodlegający odliczeniu VAT jest jednym z elementów ceny nabycia, którą definiuje art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zwracamy uwagę, że VAT w księgach rachunkowych – jeśli nie podlega odliczeniu – zwiększa koszt nabycia towaru (lub usługi), a w tym konkretnym przypadku koszt reklamy. VAT niepodlegający odliczeniu w odniesieniu do jednostek prowadzących sprzedaż zwolnioną z VAT, można ująć na odrębnym koncie "Podatki i opłaty" wtedy, gdy zakupione upominki zakwalifikuje się do kosztów niepodatkowych. Miałoby to miejsce w przypadku, gdy zakupione towary zostałyby przeznaczone na cele reprezentacji. Jak już wcześniej bowiem wspominaliśmy, wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.