A A A

Gazeta Podatkowa nr 39 (1289) z dnia 16.05.2016

Ujęcie kosztów reklamy w księgach rachunkowych

Reklama to rozpowszechnianie informacji o danym produkcie lub usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi, wskazania ich zalet oraz innych pozytywnych informacji i zachęcenia do zakupu. Reklama może przybrać formę m.in. plakatów, ulotek, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji czy internecie, ale też próbek lub produktów z logo firmy przekazywanych potencjalnym klientom. Może również wiązać się z nabyciem tablic lub budowli o treściach reklamowych. Jak zdarzenia te ująć w księgach rachunkowych?

Koszty reklamy generalnie odnosi się w księgach rachunkowych bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. W zespole 4 koszty reklamy księguje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy). Jednostki, które prowadzą ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, koszty reklamy mogą ujmować na koncie 52 "Koszty sprzedaży", a gdy nie wyodrębniają w swoim planie kont kosztów sprzedaży, koszty reklamy mogą księgować na koncie 55 "Koszty zarządu".

Sposób ewidencji kosztów reklamy powinien zostać określony przez jednostkę w dokumentacji, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Wydatki na reklamę zasadniczo stanowią koszty okresu, w którym reklama miała miejsce. Przykładowo gdy wydatki reklamowe są ponoszone w 2016 r. i w tym samym roku ma miejsce kampania reklamowa, koszty reklamy będą kosztami 2016 r., nawet gdyby dotyczyła ona wyrobów, które dopiero będą produkowane lub sprzedawane w 2017 r. Należy jednak zaznaczyć, że w określonych przypadkach koszty reklamy mogą podlegać aktywowaniu poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów. Zasadność takiego ujęcia może wystąpić w sytuacji, gdy w danym roku obrotowym ponoszone są wydatki dotyczące następnych okresów sprawozdawczych. Chodzi tutaj o usługi, które dopiero będą realizowane w latach następnych, np. wykup w 2016 r. powierzchni reklamowych na 2017 r., reklam telewizyjnych, które będą emitowane w 2017 r. czy zapłata za udział w targach, które odbędą się w przyszłym roku (przykład). Wówczas będą obowiązywały regulacje art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Powyższe jest zgodne z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów z dnia 1 października 2012 r. udzielonym na pytanie naszego Wydawnictwa w sprawie rozliczania kosztów reklamy w księgach rachunkowych.

Koszty reklamy w mediach

W przypadku gdy np. jednostka poniosła wydatek na reklamę swoich produktów w radiu, która będzie emitowana w roku poniesienia wydatku, powinna koszt z tego tytułu ująć w księgach rachunkowych zapisami:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Podobnymi zapisami należałoby ująć np. koszt zakupu usługi opracowania, wydruku i kolportażu ulotek reklamowych dotyczących wyrobów, jeśli usługa ta zostanie wykonana w okresie poniesienia wydatku.

Jeżeli jednak jednostka zakupiła np. usługę reklamy w internecie na 24 miesiące, to ponieważ dotyczy ona przyszłych okresów sprawozdawczych, wydatki z tym związane powinny być rozliczane w czasie. Gdy stanowią kwotę istotną, rozlicza się je w czasie co miesiąc, a gdy są nieistotne - mogą być rozliczane w częściach przypadających na dany rok. Zapisy księgowe przedstawiają się wówczas następująco:

a) zarachowanie w ciężar kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) odniesienie w koszty części dotyczącej danego roku

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) aktywowanie kosztów dotyczących przyszłych okresów

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

d) rozliczenie kosztów w okresie, którego dotyczą - zapisem comiesięcznym lub jednorazowym

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Towary i wyroby przekazane na reklamę

Ujęcie w księgach rachunkowych przekazania klientom na cele reklamy próbek towarów z własnego magazynu powinno przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 33 "Towary"

oraz

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Z kolei przekazanie na cele reklamy własnych produktów, w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5 oraz sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat, można ująć na kontach zespołu 5 - bez konieczności księgowania tej operacji na kontach obrotów wewnętrznych. Odbywa się to zapisem:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Wartość wyrobów gotowych wydanych na cele reklamy można również zaksięgować na kontach zespołu 4. W takim przypadku należy jednak zastosować konta obrotów wewnętrznych. Ewidencja może wówczas przebiegać następująco:

a) obciążenie kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

c) przeniesienie na koszty zespołu 5

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Warto wiedzieć, że próbki i prezenty o małej wartości nie podlegają VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Definicja próbki znajduje się w art. 7 ust. 7 tej ustawy. Pod tym pojęciem należy rozumieć egzemplarz albo niewielką ilość towaru, która pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

ma na celu promocję tego towaru oraz
nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Koszty reklamy u dewelopera

Koszty reklamy ponoszone przez deweloperów nie stanowią elementu kosztu wytworzenia realizowanych przez nich przedsięwzięć deweloperskich. Wynika to z pkt 7.14 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 8 "Działalność deweloperska" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2014 r. poz. 5). W punkcie tym czytamy, że nie zalicza się do kosztów wytworzenia przedsięwzięcia deweloperskiego kosztów informacji, promocji, marketingu, reklamy i sprzedaży (w tym prowizji pośredników i sprzedawców) przedmiotów przedsięwzięcia deweloperskiego - są to koszty sprzedaży. Wymienione pozycje obciążają koszty i wynik finansowy okresu ich poniesienia, są ujmowane na koncie 52 "Koszty sprzedaży" lub koncie 55 "Koszty zarządu".

Tablice i konstrukcje reklamowe

W przypadku zamontowania na ścianie budynku będącego własnością jednostki tablicy, która służy do reklamy jej działalności, trzeba rozważyć, czy nie powstanie z tego tytułu nowy środek trwały. Z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2010 r. nr 242, poz. 1622) wynika, że do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcję budynku na stałe (np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe) oraz normalne wyposażenie budynku, np. wbudowane meble. Jeśli tablica nie jest na stałe wbudowana w konstrukcję budynku, a jedynie zawieszona, przymocowana do niego, przy czym można ją w dowolnym momencie zdemontować, a demontaż ten nie spowoduje uszkodzenia budynku ani samej tablicy, wydatki na jej nabycie nie zwiększają wartości początkowej budynku.

Tablica reklamowa może stanowić odrębny środek trwały, gdy będzie spełniać warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, tj. będzie kompletna, zdatna do użytku i przeznaczona na potrzeby jednostki, a przewidywany okres jej ekonomicznej użyteczności przekracza rok. Wydatki na nabycie przedmiotowej tablicy mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach przewidzianych dla środków trwałych. Gdyby nabyta tablica nie spełniała definicji środka trwałego (bo np. przewidywany okres jej używania byłby krótszy niż rok) lub jej wartość początkowa byłaby niższa od przyjętej przez jednostkę wartości, od której uznaje dany składnik majątku za środek trwały (np. 3.500 zł), wydatki związane z jej nabyciem jednostka może odnieść w koszty zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na analogicznych zasadach do środków trwałych lub do kosztów można też zaliczyć wydatki na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tablic lub konstrukcji reklamowych związanych lub niezwiązanych trwale z gruntem.

Przykład

Założenia

Jednostka wykupiła w maju 2016 r. udział w targach, które odbędą się w maju 2017 r. Koszt udziału w targach wynosi 3.600 zł netto (plus VAT 828 zł). Wartość ta została uznana za nieistotną, więc nie będzie podlegała comiesięcznemu rozliczeniu w czasie, tylko zostanie odniesiona do kosztów roku, którego dotyczy.
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Koszty reklamy księguje na koncie 55 "Koszty zarządu".

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
Zapisy w księgach maja 2016 r.
1. WB - kwota wpłacona na poczet udziału w targach:	4.428 zł	21	13-0
2. Faktura otrzymana od organizatora targów:
a) wartość brutto faktury	4.428 zł	30	21
b) VAT naliczony	828 zł	22-2	30
c) zarachowanie usługi reklamy w ciężar kosztów rodzajowych	3.600 zł	40	30
d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie	3.600 zł	64	49
Zapisy w księgach stycznia 2017 r.
1. PK - rozliczenie kosztów udziału w targach:	3.600 zł	55	64